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要提高企业档案管理的效率,必须把信息技术结合起来,整合才能做到这一点

时间:2020-09-23 17:24:07
核心提示:根据目前的企业档案管理,企业档案管理是企业的重要组成部分,更好地保护档案,对企业的成长起着至关重要的作用,把企业的档案管理作为企业...

根据目前的企业档案管理,企业档案管理是企业的重要组成部分,更好地保护档案,对企业的成长起着至关重要的作用,把企业的档案管理作为企业成长的计划之一,使档案管理和企业现代化同时发展,从而保证企业可持续发展的有效途径。

文件数字化

首先,以前的纸质文件管理主要是手工操作,有太多的漏洞和弊端。

例如,企业日常发展中会出现大量需要归档的事项和档案,没有专业的管理软件和管理机制,就难以收集和保存文件、图纸和其他数据。

然后,在我国许多企业现行的档案管理模式下,档案管理人员手工处理需要归档的文件,编写检索工具和各种目录,通常存在手工编目速度慢、标准化差、检索速度慢、查准率低的情况,同时处方也很低,需要时间和人力。

档案部门在对外提供和合作时,需要查阅纸质文件。如果全部依靠手工方式访问实体纸质文件,很容易造成许多重要文件的丢失和破坏,而且重用不方便,利用率低。

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第二,文件管理系统的设计、研究和开发具有重要意义。

第一,促进企业档案管理。随着计算机技术在企业中的应用,相关的管理信息系统得到越来越广泛的应用。各种相关的电子数据和电子文件都依赖于计算机网络系统进行编辑、共享和流通。为了管理相关的电子数据,必须研究企业发展与数据利用之间的关系。

通过梳理业务流程数据之间的关系,将这些业务流程产生的结果存档到文件管理系统中,建立结构化电子数据和非结构化电子文件,减少纸面数据的损坏和丢失,为企业各级其他人员提供更简单、更详细和更方便的文件服务。

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三.摘要

基于上述观点,企业迫切需要建立一套符合自身需求的企业档案管理系统,本文结合目前较为先进的管理信息系统技术,在整合企业主要工作的基础上,有效地完善了企业档案管理处方,研究和建立了企业档案管理信息系统。

[来源:小阳之心

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